Sådan oprettes en Gmail-konto som en professionel

Sådan oprettes en Gmail-konto som en professionel

E-mail er det værste. Hvis du lader din indbakke være uden opsyn selv for en enkelt dag, kan du finde dig selv at blive smækket af hundrede irrelevante meddelelser med de få personlige noter fra folk, du faktisk er interesseret i intetsteds.


optad_b

Normalt vil jeg anbefale den afprøvede metode til Select All, Delete All til problemer som denne, men det er virkelig ikke en ansvarlig løsning - især hvis e-mail teoretisk er den nemmeste måde at nå dig online.

Hvis du tilfældigvis opretholder en Gmail-konto (eller fem - hvem tæller?) Og ikke er helt klar til at skifte til Google Indbakke her er, hvordan du konfigurerer din Gmail-konto på den mest effektive måde.



1) Etiketter og filtre er dine venner

Mærkning af dine e-mails er den smarteste ting, du nogensinde kan gøre i Gmail, at lave ting vej lettere at finde i det sorte hul, der er din indbakke.

En hurtig måde at komme i gang med en etikettering er ved at oprette et filter, der automatiserer tagging til fremtidige meddelelser. Vælg en person, hvis e-mails du regelmæssigt modtager, indtast deres e-mail-adresse i søgefeltet, og tryk derefter på Enter eller forstørrelsesglasset. Dette skal give alle de Gmail-tråde og samtaler, som personen har været en del af.

Klik på rullemenuen for at få vist søgemuligheder.



Gmail / Jam Kotenko

Som standard vises den e-mail-adresse, du har indtastet, under feltet 'har ordene'.

Gmail / Jam Kotenko

Dette skal dække alle beskeder, der nævner e-mail-adressen. Hvis du specifikt vil mærke e-mails, der er sendt eller adresseret til den angivne e-mail-adresse, skal du flytte e-mail-adressen i henholdsvis 'fra' eller 'til' -felterne. Klik på 'Opret filter med denne søgning' for at fortsætte.

Marker indstillingen 'Anvend etiketten' og klik derefter på 'Vælg etiket' for at oprette en ny. Når du har oprettet et sæt startetiketter, kan du beslutte at bruge dem i fremtidige filtre, du definerer.



Gmail / Jam Kotenko

En yderligere praksis, du skal følge - da du alligevel er på vej til at blive etiket-skør - er indlejring af etiketter, hvilket grundlæggende betyder specifikke etiketter, der bliver arkiveret under bredere generelle etiketter. Det er meget nyttigt at gruppere lignende e-mails sammen og giver et mere organiseret Gmail-sidebjælke. Hvis din e-mail-adresse får mere end 50 beskeder om dagen, vil dette helt sikkert hjælpe dig med at skære fedt i din indbakke og komme hurtigere til det, der er vigtigt.

Gmail / Jam Kotenko

Sørg for at markere afkrydsningsfeltet 'Anvend også filter på [x] matchende samtaler' inden du opretter filteret, så de e-mails, der opfylder dine søgeparametre, automatisk får den nye etiket, du lige har oprettet.

2) Brug kategorier

Bare hvis du stadig vipper den gamle Gmail og ikke er opmærksom på tjenestens nye fanesystem, er der fem kategorier, som den nyere version af Gmail bruger til at klassificere dine meddelelser:

Primærtil person-til-person-samtaler, der ikke vises på andre faner.

Socialtil meddelelser fra sociale netværk, mediedelingssider og andre sociale platforme.

Kampagner, til tilbud, tilbud og marketing-e-mails.

Opdateringer, til personlige og automatisk genererede e-mails inklusive kvitteringer, bekræftelser, regninger og andre erklæringer.

Foratil meddelelser fra onlinegrupper, mailinglister og diskussionsforum.

Disse kategorier - når du først er vant til at bruge dem - er faktisk nyttige, hvis du leder efter en bestemt e-mail og gerne vil komme ind og ud af din indbakke hurtigt. For at aktivere skal du klikke på Indstillinger (også kaldet tandhjulsikonet øverst til højre på skærmen) og gå til 'Konfigurer indbakke.'

Det åbner et vindue, hvor du kan vælge, hvilke af de kategorier du vil aktivere. Prøv at svæve over hver enkelt for at se en hurtig forklaring af fanen og nogle eksempler på e-mails, der falder ind under den.

Gmail / Jam Kotenko

Primær er den eneste fane, der ikke kan fravælges, fordi det er her, alle ukategoriserede e-mails går. Du har en ekstra mulighed for også at medtage stjernemails i kategorien Primær.

Hvis du ikke kan lide funktionen, skal du fravælge alle kategorierne for at gå tilbage til den gamle indbakkevisning.

3) Brug stjerner

Hvis du klikker på stjerneikonet ud for dine e-mails, hjælper det dig med at bogmærke vigtige meddelelser (både sendt og modtaget), som du hurtigt kan få adgang til under 'Stjernemarkeret' i din sidebjælke.

4) Find den indbakkevisning, der passer til dig

Det kan være en skræmmende opgave at logge ind på din e-mail, især hvis du ikke har været der et stykke tid. Sørg for at aktivere en visning, der er nemmest for dine øjne. Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne af skærmen igen, og giv de tre tilgængelige muligheder (Komfortabel, Hyggelig eller Kompakt) en prøvekørsel.

5) Maksimer din side

For en person, der sjældent sletter e-mails, er der intet mere irriterende end at skulle fortsætte med at klikke på pilen Næste for at komme til ældre meddelelser. Gør dig selv en solid og aktiver det maksimale antal e-mails, der vises pr. Side. Klik på tandhjulsikonet, og gå til Indstillinger. Under det maksimale sidestørrelse skal du vælge et højt tal, du er fortrolig med.

Gmail / Jam Kotenko

6) Brug personlige indikatorer og uddrag

Mens du stadig er på siden Indstillinger, kan du lige så godt aktivere et par af de mere nyttige muligheder, der er tilgængelige for dig. Aktivering af personlige indikatorer markerer e-mails sendt til din adresse såvel som andre personer med en pil () og meddelelser, der kun sendes til dig med en dobbeltpil (»). Snippets giver dig en hurtig forhåndsvisning af, hvad der er inde i en e-mail, i stedet for kun at vise emnet.

7) Udforsk sektionen Labs

Gmails Labs er, hvor de gemmer alle de smarte små tilføjelser, der blev oprettet for at arbejde med Gmail. Mens de fleste af disse funktioner er eksperimentelle og kan ændre sig, gå i stykker eller forsvinde når som helst, er nogle af de mere nyttige funktioner stadig i gang og kan give din e-mail den eftersyn, den har brug for. Klik på tandhjulsikonet, og gå til Indstillinger, hvor du kan finde Labs-fanen.

På denne side kan du søge efter ethvert laboratorium, du kan tænke på, for at se om det findes. Her er nogle af de mere nyttige:

Fortryd Send:Det giver dig en chance for at tage en besked tilbage, når du har klikket på knappen Send. (Se punkt 8 på denne liste for mere information om dette laboratorium.)

Google Maps forhåndsvisning i mail:Viser dig kortvisningen af ​​enhver adresse, der er nævnt i en e-mail.

Google Kalender-gadget:Du kan straks se eventuelle aftaler eller begivenheder, du har i din kalender, i sidepanelet.

Marker som læst-knap:Nu kan du hurtigt formindske din liste over ulæste beskeder med et enkelt klik.

8) Giv dig selv fortrydelsens kraft.

En anden irriterende (og undertiden farlig) forekomst inden for e-mail-området er ved et uheld at sende en besked, som du ikke er klar til at sende (eller ikke skal sende). Dette uheld kan let undgås ved at klikke på tandhjulsikonet og gå ind i Indstillinger, hvor du kan kontrollere indstillingen Fortryd afsendelse. Du kan indstille annulleringsperioden til så lidt som 5 sekunder, men fortsæt og vælg maks. 30 sekunder. Du takker os senere.

Gmail / Jam Kotenko

9) Kend genvejene til søgefeltet.

Dette er sandsynligvis det vigtigste tip ud af alle de tip, der er nævnt i denne liste. At vide, hvordan man navigerer gennem Gmails søgefunktion som en chef, hjælper dig med at finde de e-mails, du har brug for.

Brug af et nøgleord, du kender, er nævnt i en e-mail, du leder efter, virker, men Gmail har en liste over genveje, der er mere effektive. Skriv disse sætninger i din kontos søgefelt og test dem selv:

  • til: (navn eller e-mail-adresse)vil hente al den e-mail, du har sendt til e-mail-adressen
  • fra: (navn eller e-mail-adresse)trækker al den e-mail, du har modtaget fra e-mail-adressen
  • etiket: (etiketnavn)vil hente alle e-mails under den pågældende etiket
  • er: ulæstvil hente alle de e-mails, du endnu ikke har læst, inklusive gamle e-mails, som du måske har glemt at komme til tidligere
  • er: stjernemarkerettrækker alle e-mails, du har markeret med en stjerne, op
  • kategori: (kategorienavn)vil hente alle e-mails under den pågældende kategori
  • har: vedhæftet filvil trække alle e-mails, der har en fil vedhæftet, op

Du kan endda kombinere dem for at give et mere præcist søgeresultat.

  • category: (kategorienavn) er: ulæstvil give dig en liste over ulæste beskeder under en bestemt kategori
  • etiket: (etiketnavn) har: vedhæftet filviser dig en liste over meddelelser under en bestemt etiket, der tilfældigvis har en fil knyttet til sig

Det er kun nogle af de mange tilgængelige avancerede søgemaskiner du kan begynde at bruge. Listen inkluderer indstillinger for meddelelser markeret med en bestemt stjerne samt muligheder for at specificere et tidsinterval, blandt andet.

10) Installer nyttige apps

Tredjepartsapps til Gmail er ofte designet til at øge nytten af ​​din e-mail-konto. De har anvendelser og muligheder, du ikke engang vidste, at du ville have eller havde brug for. Her er et par eksempler:

Boomerang Gmail :Denne app giver dig mulighed for at planlægge en e-mail, der skal sendes på et senere tidspunkt.

Gmail / Jam Kotenko

Det giver dig også mulighed for at holde styr på vigtige meddelelser, du ikke nødvendigvis er klar til at læse lige nu - den arkiverer e-mailen og 'boomerangs' den tilbage i din indbakke som en ny og ulæst e-mail på en dato og et klokkeslæt, du angiver.

For folk, der regelmæssigt sender e-mails, der kræver svar, giver Boomerang dig også heads-up, når du ikke har hørt tilbage fra en person, du har kontaktet, hvilket giver dig mulighed for at holde øje med dine opgaver og sende den opfølgning e-mail, når det er passende.

Gmail / Jam Kotenko

FullContact for Gmail:Denne Chrome-udvidelse giver dig et hurtigt resumé af en persons online tilstedeværelse ved siden af ​​en e-mail, de er nævnt i. Du kan også kigge nærmere på personens sociale medieaktivitet, alt sammen med et overblik i Gmail.

Fuldkontakt

Installation af denne app hjælper dig med at være bedre forberedt, når du har brug for at skrive personen en e-mail eller endda møde dem personligt.

KeyRocket til Gmail:Lær hurtigt alle Gmail-genveje. Det er så simpelt som det.

Nu hvor du kender alle de tricks, bør det være en brise at oprette din Gmail-konto for optimal sundhed og succes. Hvis du har yderligere tricks, så lad os det vide i kommentarerne - en smule menneskeskabt indbakke-visdom går langt.

Illustration af Jason Reed